T R A C T - AMBIL Hati Peserta Anda! (4)

By: James Gwee T.H., MBA

Di edisi sebelumnya, kita telah berdiskusi tentang pentingnya resentasi yang menarik perhatian, dan bagaimana mempertahankan ketertarikan peserta Anda. Selanjutnya, kita akan membahas bagaimana cara menjawab pertanyaan-pertanyaan yang muncul dalam presentasi kita.
Bagaimana menemukan kebutuhan para peserta, sehingga apa yang saya sampaikan akan lebih cocok dan menarik bagi mereka?

Ada beberapa cara untuk melakukannya:

Kirimkan daftar pertanyaan kepada para peserta, minta mereka mengisi dan mengembalikannya kepada Anda sebelum presentasi.
Tanyakan informasi sebanyak mungkin dari pihak yang mengundang Anda berbicara.
Minta peserta menceritakan kebutuhan mereka kepada Anda. Tulis pada sebuah flipchart atau whiteboard. Atau Anda terlebih dahulu menuliskan beberapa permasalahan, kemudian minta peserta Anda mengelompokkannya.

Bagaimana menangani pertanyaan-pertanyaan para peserta tersebut?
Dari kegiatan-kegiatan tersebut, Anda akan memiliki ide yang lebih luas atas permasalahan-permasalahan yang penting bagi mereka. Cara yang tepat untuk menjawabnya adalah dengan teknik TRACT.

T—Thank You (Terima Kasih)
Ketika seseorang mengajukan sebuah pertanyaan pada Anda, itu berarti ia tertarik pada apa yang sedang Anda bicarakan. Ia telah memberikan perhatiannya. Ia sedang membantu membuat presentasi Anda lebih hidup dan lebih interaktif. Ini menunjukkan bahwa dia memiliki respons positif terhadap Anda. Oleh karena itu, Anda sebaiknya berterima kasih kepadanya.

R—Repeat (Ulangi)
Sebelum Anda menjawab pertanyaan tersebut, akan sangat baik jika Anda mengulanginya. Alasan melakukan tindakan tersebut adalah,

Untuk memastikan bahwa anda telah mengerti benar pertanyaannya.
Untuk memastikan agar para peserta yang lain mendengarkan pertanyaan tersebut.
Kadangkala, Anda tidak memiliki jawaban yang siap tersedia di otak Anda. Mengulangi pertanyaan akan memberikan Anda waktu untuk berpikir cepat dan mengatur jawaban Anda.

A—Answer (Jawab)
Sekarang, Anda siap menjawab pertanyaan itu. Lanjutkan - berikan jawaban terbaik Anda. Kadangkala, masukan dari para peserta mungkin melengkapi jawaban Anda.

Sebagai contoh, setelah Anda menjawab pertanyaan tersebut, namun Anda merasa bahwa jawaban Anda tadi kurang mantap, Anda bisa mendapat bantuan dari para peserta dengan menanyakan “Tadi adalah masukan dari saya. Pak Agus, apakah menurut Anda juga begitu? Ibu Rita, dari pengalaman Anda, adakah aspek-aspek lain yang harus kita pertimbangkan?

Pak Rustam, mungkin Anda dapat menambahkan beberapa hal bagi kita...”
Dapatkan jawaban sebanyak mungkin. Lalu, yang Anda lakukan adalah meringkas semua hal tersebut dan menjadikannya sebuah jawaban yang sangat berbobot (dengan bantuan para peserta!)

C—Confirm (Tegaskan)
Setelah Anda menjawab pertanyaan, konfirmasikan dengan orang yang menanyakan pertanyaan tersebut apakah jawaban Anda memuaskan. Anda dapat bertanya “Pak Anton, apakah saya sudah menjawab pertanyaan Anda?”. Jika Anda telah menjawab pertanyaannya, Pak Anton mungkin akan menjawab “Ya, terima kasih”.

Jika, dengan kata lain, Anda belum menjawab pertanyaan tersebut, Pak Anton akan menjawab “Tidak, Anda belum menjawabnya, Saya menanyakan tentang X tetapi Anda menjawabnya dengan Y.” Atau Pak Anton mungkin akan mengatakan, “Anda hanya menjawab sebagian dari pertanyaan saya. Dapatkah Anda memberikan data kepada saya?” dan sebagainya. Di tingkat ini, kita dapat yakin bahwa kita sungguh-sungguh telah menjawab pertanyaan tersebut.

T—Thank You (Terima Kasih)
Sampaikan terima kasih kepada para peserta yang berpartisipasi memberikan jawaban. Kemudian, pandanglah orang yang tadi bertanya dan ucapkan “Terima kasih atas pertanyaan anda.” Pandanglah para peserta dan katakan “Pertanyaan berikutnya, silakan.”

Saya jamin bahwa Anda akan terlihat sangat berpengalaman, kompeten dan profesional ketika menggunakan teknik TRACT untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dari para peserta!
Bagaimana saya dapat meningkatkan presentasi saya?
Berlatihlah!

Sumber: Majalah Bahana, Juni 2009

Posted in: Vitamin Rohani